Mengurus dokumen untuk keperluan luar negeri, seperti pendidikan, pekerjaan, atau urusan bisnis, memang membutuhkan ketelitian ekstra. Namun, tidak sedikit orang yang mengalami kendala karena dokumennya ditolak oleh pihak luar negeri. Penolakan ini bisa menyebabkan proses administratif tertunda, bahkan gagal sama sekali. Lalu, sebenarnya apa saja penyebab dokumen bisa ditolak di luar negeri?
1. Dokumen Tidak Dilegalisasi atau Tidak Memiliki Apostille
Salah satu alasan paling umum dokumen ditolak di luar negeri adalah karena belum dilegalisasi atau belum memiliki Apostille. Apostille merupakan sertifikasi resmi yang menyatakan keaslian dokumen agar diakui di negara lain. Sejak Indonesia resmi bergabung dengan Konvensi Apostille tahun 2021, proses legalisasi dokumen menjadi lebih sederhana. Namun, masih banyak masyarakat yang belum memahami pentingnya langkah ini. Tanpa legalisasi atau Apostille, dokumen Anda dianggap tidak sah secara hukum di negara tujuan.
2. Terjemahan Tidak Resmi atau Tidak Akurat
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah penggunaan jasa terjemahan yang tidak tersumpah. Untuk dokumen resmi seperti ijazah, akta lahir, surat nikah, dan dokumen hukum lainnya, diperlukan penerjemah tersumpah (sworn translator). Terjemahan yang tidak dilakukan oleh pihak resmi sering kali dianggap tidak valid oleh instansi luar negeri. Selain itu, kesalahan penerjemahan sekecil apa pun bisa mengubah makna dokumen dan memicu penolakan.
Baca Juga: Watershore official site
3. Format Dokumen Tidak Sesuai Standar Negara Tujuan
Setiap negara memiliki standar dan format dokumen yang berbeda. Misalnya, beberapa negara memerlukan tanda tangan basah, cap instansi, atau kertas dengan ukuran tertentu. Ketidaksesuaian format seperti ini sering kali menjadi alasan administratif yang menyebabkan dokumen ditolak. Karena itu, penting untuk memahami aturan negara tujuan sebelum mengirimkan dokumen agar prosesnya berjalan lancar.
4. Informasi Tidak Lengkap atau Tidak Konsisten
Kelengkapan dan konsistensi informasi juga menjadi faktor penting. Data seperti nama, tanggal lahir, alamat, atau nomor identitas yang tidak sesuai antar dokumen (misalnya antara paspor dan ijazah) bisa menimbulkan kecurigaan. Lembaga luar negeri sangat ketat dalam memverifikasi keabsahan data, sehingga sedikit perbedaan saja dapat membuat dokumen Anda dianggap tidak valid.
5. Dokumen Sudah Kedaluwarsa atau Tidak Diperbarui
Beberapa dokumen memiliki masa berlaku, seperti surat keterangan catatan kepolisian (SKCK), surat kesehatan, atau dokumen keuangan. Jika dokumen tersebut sudah melewati masa berlaku saat dikirim, maka otomatis akan ditolak oleh pihak luar negeri. Oleh karena itu, selalu pastikan Anda menggunakan versi dokumen terbaru sebelum diajukan untuk keperluan internasional.
6. Tidak Menggunakan Jasa Pengurusan Profesional
Kesalahan teknis dan administratif sering kali terjadi karena proses pengurusan dilakukan secara mandiri tanpa bantuan profesional. Padahal, setiap negara memiliki sistem birokrasi yang berbeda, dan kesalahan sekecil apa pun dapat berdampak besar. Menggunakan jasa pengurusan dokumen profesional dapat membantu memastikan semua proses, mulai dari legalisasi, penerjemahan, hingga pengiriman, sesuai dengan standar negara tujuan.
Kesimpulan
Mengetahui penyebab umum penolakan dokumen di luar negeri membantu Anda menghindari kesalahan yang bisa menghambat proses penting seperti studi, kerja, atau bisnis internasional. Pastikan dokumen Anda sudah dilegalisasi, diterjemahkan secara resmi, dan sesuai dengan persyaratan negara tujuan agar proses berjalan lancar tanpa hambatan.
Jika Anda ingin semua urusan legalisasi, Apostille, dan penerjemahan dokumen luar negeri berjalan dengan aman dan efisien, percayakan pada Water Shore